Denne artikel gennemgår, hvad du kan forvente, når du migrerer fra DynamicTemplate til Create, og beskriver de procedurer, der indgår i migreringsprocessen.

Generelle ændringer

Når du migrerer fra DynamicTemplate til Create, er der flere centrale dele af din løsning, der ændrer sig. Afsnittene nedenfor forklarer, hvilke ændringer der er, og hvordan de påvirker din opsætning.

Ændringer i teknologi

Create appen

Da Create er en webapplikation i stedet for et COM add-in til Microsoft Office, kan du interagere med Create på forskellige måder, for eksempel gennem:

Word Online
Word Desktop
Din foretrukne browser
En integration

Denne fleksibilitet sikrer, at Create altid er lige ved hånden, når du har brug for det, og at oplevelsen er den samme på tværs af platforme.

Filopbevaring

Dine filer vil ikke længere være gemt på et netværksdrev, men vil i stedet blive flyttet til Omnidocs Cloud.

Ændringer i skabelonformat

Create bruger .docx-formatet i stedet for .dotx eller .dotm til skabeloner.

Dette har flere fordele:

.docx er et bredt understøttet standardformat.
Dit indhold er lettere at administrere og genbruge.
Der er ingen indlejrede makroer, hvilket forbedrer sikkerheden.

Du behøver ikke konvertere dine skabeloner manuelt. Omnidocs-konsulenterne sikrer, at dine skabeloner bliver implementeret i Create med samme funktionalitet og design som i dag, medmindre du vælger at opdatere eller modernisere dem som en del af migreringen.

Ændringer i Microsoft 365 add-in

Create add-in'et er et web add-in, hvilket betyder, at det åbner i et sidepanel i stedet for i menubåndet.

Denne visning giver mere plads at arbejde på og gør navigationen i dit indhold lettere.

Træning og onboarding

Vi ved, at ændringer i arbejdsgange kan tage tid at vænne sig til.

Derfor vil vi i forbindelse med migreringen:

Give dine administratorer træning i at udføre de opgaver, de laver i DynamicTemplate, men i Create-brugergrænsefladen i stedet.
Give onboarding til nye funktioner i Create, der kan være relevante for jeres opsætning.

Migreringsprocessen

Før migreringen påbegyndes, skal der gennemføres en række procedurer, der sikrer, at dit indhold overføres til Create uden tab eller konflikter.

Længden af migreringen afhænger af størrelsen og strukturen af jeres organisation samt hvilke integrationer I har. Vores konsulenter hos Omnidocs hjælper med at sætte rammerne for migreringen sammen med jer og udarbejder en migreringsplan.

Nedenfor er en oversigt over de forskellige procedurer og processer, der indgår i migreringen.

Analyse af skabeloner og fraser

Første skridt er at analysere jeres nuværende opsætning.

Vores konsulenter vil bede om jeres mappesæt til DynamicTemplate for at analysere, hvordan jeres organisation bruger skabeloner og fraser. Dette hjælper os med at identificere:

Hvordan migreringen skal struktureres.
Hvilket indhold der skal bevares.
Muligheder for at rydde op i ubrugte eller forældede skabeloner og fraser.

Sammen aftaler vi, hvordan skabelonerne skal migreres, hvilken funktionalitet der skal bevares, og hvad der skal ændres eller fjernes.

Oprydning og stop i ændring af fraser

Herefter hjælper vi jer med at rydde op i jeres indhold baseret på den foregående analyse.

I denne periode kræves et stop i fraseændringer, hvor brugere i jeres organisation ikke kan foretage ændringer i indhold.

Dette sikrer, at alle skabeloner og konfigurationer flyttes konsistent.

Når jeres indhold er klargjort, kan migreringen begynde.

Indholdsmigrering

Der er 4 hovedområder i migreringen:

Skabeloner
Fraser
Ressourcer
Integrationer

Skabeloner

Det første indholdsområde, der skal migreres, er jeres skabeloner.

Disse vil blive tilføjet manuelt til Create som dokumentskabeloner, og programmeret af vores konsulenter, så funktionalitet og design stemmer overens med jeres ønsker. I denne process konverteres de til .docx.

Nogle typiske skabeloner, vi konverterer er:

Brev
Notat
Tom med logo

Fraser

Jeres fraser migreres automatisk ved hjælp af interne værktøjer skabt af udviklere i Omnidocs. Værktøjerne tager højde for feltindstillinger, indholdsreferencer og integrationsfelter i DynamicTempalte for at sikre funktionel lighed i Create.

Når fraserne er konverteret, gennemgår vores konsulenter outputtet, sikrer at alt ser korrekt ud og bekræfter det sammen med jer.

Jeres mappestruktur bevares og bliver derved genskabt i Create.

Ressourcer

Ressourcer omfatter logoer, kampagnetekster, grafiske elementer samt åbningstider.

Disse migreres til datakilder, som fungerer lidt anderledes, da de reelt er tabeller med opslag i stedet for en mappestruktur, som i DynamicTemplate.

Logikken for indsættelse af ressourcer i dine dokumenter bevares som den er i dag.

Integrationer

Det sidste område i jeres opsætning, der skal migreres, er integrationerne.

Vores konsulenter hos Omnidocs sikrer, at overgangen bliver så smidig som muligt. Alle jeres skabeloner og standardindhold vil fortsat fungere med det eller de sagsbehandlingssystemer, I bruger i dag.

Ofte vil vi igangsætte et projekt for hver integration for at sikre, at alt bliver gjort korrekt, og at eventuelle bekymringer bliver håndteret.

Integrationsfelter for hver integration oprettes også i jeres miljø, så jeres administratorer kan indsætte dynamiske pladsholdere i dokumenter uden ekstra opsætning.

Verificering af migrering

Når migreringen har fundet sted påbegyndes migreringsverificeringsfasen.

I denne periode hjælper vi med at verificere, at alting fungerer efter hensigten. Vi tester også integrationerne med jer og foretager justeringer, om nødvendigt.

Næste skridt

Når jeres indhold er migreret og valideret er jeres miljø fuldt operationelt i Create. I kan fortsætte arbejdet med jeres skabeloner og fraser og sasmtidig udforske de nye muligheder, platformen tilbyder.

Jeres fraseredaktører vil blive trænet af vores konsulenter gennem flere sessioner, og disse sessioner skræddersyes til jeres behov. I kan altid anmode om yderligere træning, hvis der er behov for det.